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Tabla de contenido

Introducción

La contabilidad es el lenguaje de las empresas. En esencia, la contabilidad es el conjunto de reglas que disciplina la forma en la que se registran las distintas operaciones que realiza la empresa a lo largo de su existencia. Estas reglas permiten conocer en todo momento aspectos básicos de la empresa como qué activos tiene, cuánto debe y cuanto gana o pierde.

El contable va registrando todas las operaciones que realiza la empresa en el libro diario que a su vez alimenta el libro básico de la contabilidad, el Mayor. El libro mayor recoge todos los movimientos que se realizan en cada activo, pasivo, ingreso o gasto permitiendo elaborar los dos estados financieros básicos de la contabilidad: el balance y la cuenta de resultados.

El balance y la ecuación fundamental de la contabilidad

El balance de situación (o simplemente el balance) refleja todos los activos y las deudas que tiene una empresa en un momento dado y, por diferencia, el patrimonio de los socios.

El balance siempre cuadra, es decir, el activo siempre es igual al pasivo. Esta es la denominada ecuación fundamental de la contabilidad:

A=P esto es, Activo es igual a Pasivo

El activo representa todos los bienes y derechos cuantificables económicamente de los que una empresa es titular en un momento dado.

El pasivo representa las fuentes de financiación del activo, es decir, indica quien ha puesto el dinero con el que se han adquirido los bienes y derechos de los que una empresa es titular. Es evidente que los activos no surgen de la nada; es necesario pagarlos. Pues bien, el pasivo representa precisamente de qué personas viene el dinero con el que se han comprado los activos.

Los fondos con los que una empresa adquiere su activo sólo puede tener dos orígenes: los propios socios o bien terceros que prestan dinero a la empresa. Estos últimos son acreedores de la empresa, en el sentido de que tienen el derecho legal a que se les reembolsen los importes prestados. A esta categoría de pasivo se denomina “pasivo exigible”, para significar que los terceros tienen el derecho al reembolso de esos fondos. Se trata de deudas en su sentido jurídico.

Los fondos que provienen de los propios socios se denominan “fondos propios” o “patrimonio neto” para indicar que se trata de una fuente de financiación que no supone una deuda para la empresa en su acepción legal. Lo socios no pueden exigir la devolución de sus aportaciones, sin perjuicio de que la sociedad pueda acordar, a través de sus órganos sociales, la restitución de las aportaciones iniciales dentro de los límites que señala la Ley.

Por lo tanto, el Pasivo “P” puede descomponerse en dos categorías, el pasivo exigible al que llamaremos “ PE” y los fondos propios o neto patrimonial al que llamaremos “N”.

En consecuencia la ecuación fundamental de la contabilidad puede reescribirse de la siguiente forma: A= PE + N

Ahora debe comprenderse fácilmente porque el activo y el pasivo siempre cuadran. Son las dos caras de la misma moneda. El activo representa los bienes de los que es titular la empresa y el pasivo refleja cómo se han financiado dichos bienes, esto es, de quien provienen los fondos con los que se han adquirido dichos bienes.

Por supuesto, no hay una adscripción concreta de activos y pasivos. El pasivo representa globalmente las fuentes de financiación del activo pero no de cada uno de los bienes y derechos de los que es titular la empresa.

El neto o patrimonio de los socios, N, puede deducirse de la diferencia entre el activo y el pasivo. En efecto, si A= PE+N es obvio que N= A-PE. Esta forma de presentar la ecuación fundamental de la contabilidad pone de manifiesto que el neto patrimonial es una fuente de financiación residual, es decir, es lo que quedaría si una empresa vendiese todos sus activos por su valor contable y pagase todas sus deudas (pasivo exigible).

Los movimientos en el balance

Sabemos que si realizamos la misma operación en los dos términos de una ecuación, la igualdad se sigue cumpliendo. Esta afirmación tan simple constituye la base sobre la que Fray Luca Pacioli elaboró en el siglo XV su teoría de la partida doble y que desde entonces constituye la base de la contabilidad moderna.

Puesto que es un axioma que el A= PE+N (a partir de ahora por brevedad el pasivo exigible lo representaremos sólo por “P”), cualquier aumento o disminución en una cuenta del balance implica necesariamente un movimiento compensatorio en otras cuentas de forma que la igualdad se mantenga.

Por ejemplo, si la empresa utiliza 1.000 Euros de su cuenta bancaria para adquirir un ordenador, se producen dos efectos que se compensan. Por una parte la cuenta bancaria (un activo) disminuye en 1.000, mientras que la cuenta “equipos informáticos” (otro activo) se incrementa en 1.000, que representa el valor del nuevo ordenador. La ecuación fundamental de la contabilidad se sigue manteniendo, ya que se han producido dos movimientos en la misma parte de la ecuación (A) de sentido contrario.

Los movimientos se pueden producir en el mismo término de la ecuación o en ambos. Un ejemplo de movimientos compensatorios en el mismo lado de la ecuación es el dado anteriormente. Ejemplos de movimientos en el balance que afectan a ambos lados de la ecuación:

(1) los socios aportan 5.000 Euros a la compañía. Por una parte la cuenta bancaria (A) de la empresa se incrementa en 5.000, mientras que los fondos propios (N) que representan el dinero que han puesto los socios en la empresa también se incrementa el 5.000. Puesto que se incrementan ambos lados de la ecuación en el mismo importe, la ecuación se sigue cumpliendo.

(2) una empresa paga 500 a un proveedor. En este caso la cuenta bancaria (A) disminuye en 500 y la cuenta proveedores (P) disminuye también en 500, ya que se les debe menos. Al restarse 500 de ambos lados de la igualdad, esta se mantiene:

En consecuencia, pueden formularse las siguientes reglas de movimientos contables:

1.- Un incremento en una cuenta del activo es siempre compensada por:

Una disminución en otra cuenta de activo (A)

Un incremento en una cuenta de pasivo exigible (P) o de neto (N)

2.-Una disminución en una cuenta de activo es siempre compensada por

Un incremento en otra cuenta de activo (A)

Una disminución en una cuenta de pasivo exigible (P) o de neto (N)

3.- Un aumento en una cuenta de pasivo o de neto es siempre compensada por:

Una disminución en otra cuenta de pasivo o de neto (P ó N)

Un aumento en una cuenta de activo (A)

4.- Una disminución en una cuenta de pasivo o de neto es siempre compensada por:

Un incremento en otra cuenta de pasivo o de neto (P ó N)

Una disminución en una cuenta de activo (A)

Cualquier operación que realice una empresa puede englobarse en una de estas cuatro categorías

El resultado contable: los ingresos y los gastos

Hasta ahora nos hemos referido al balance de situación y a las partidas que lo integran: el activo, el pasivo y el neto. Sin embargo, el objetivo de una empresa no es hacer juegos malabares con las partidas de su balance, sino ganar dinero, para lo que debe obtener ingresos e incurrir en gastos.

Los ingresos diciendo que son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios.

Aunque el concepto de ingreso es relativamente simple, resulta de interés distinguirlo de las entradas de efectivo en una sociedad que no constituyen ingresos. Así, las entradas de efectivo en una sociedad pueden englobarse en las siguientes categorías:

• Obtención de préstamos

• Aportaciones de los socios

• Ingresos propiamente dichos, dentro de los cuales habría que distinguir los resultantes de la realización de actividades económicas (ventas) y los que resultan de la gestión del patrimonio del que pueda ser titular la empresa. A estos últimos se les suele denominar rentas pasivas (dividendos, intereses, cánones…).

En definitiva, cuando se una empresa experimenta un incremento de activos o una disminución de una deuda, sin que la contrapartida sea otra partida de activo o deudas, se trata de un ingreso propiamente dicho.

Ejemplo: una sociedad vende una maquina valorada en 1.000 por 1.200

En este caso se produce un incremento neto en los activos de la empresa ya que sale una maquina (A) valorada en 1.000 y otro activo – la cuenta bancaria (A)- se incrementa en 1.200. Po lo tanto hay un incremento neto del activo de la empresa en 200. ¿Dónde se refleja este ingreso? Se comprende que los ingresos incrementan el patrimonio de la empresa, esto es, hacen más ricos a los socios, por lo que la contrapartida de este incremento patrimonial es le neto (N):

Los gastos son decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejerció que no tienen su origen en distribuciones a los socios o propietarios. El concepto de gasto es también bastante intuitivo, aunque algunas precisiones contribuirán a clarificarlo.

Una sociedad puede realizar desembolsos por distintos motivos, pero todos ellos se pueden agrupar dentro de las siguientes categorías:

• Pago o compra de activos fijos (edificios, maquinaria, instalaciones…)

• Pago de deudas

• Retirada de fondos por los socios (dividendos o reducciones de capital)

• Pago de gastos corrientes (sueldos, alquileres, intereses, compras…)

La compra de activos fijos supone una salida de fondos de la empresa, pero no supone un gasto ya que en su lugar entra otro activo en la empresa. Cuando una empresa compra un terreno, sale de su banco el precio satisfecho, pero en su lugar adquiere la propiedad de un activo inmobiliario. En estos casos lo apropiado es hablar de inversiones. Si bien se piensa, la empresa no es más pobre, su patrimonio no ha disminuido, ya que en lugar de los fondos que han salido ha adquirido un bien del mismo valor, al menos en el momento de la compra.

Ejemplo 1: Una empresa compra un terreno por 20.000

Ejemplo 2: La empresa compra un terreno por 20.000 pero no lo pagará hasta dentro de dos años, por lo que tiene una deuda con el vendedor por este importe:

En ambos ejemplos se observa que estas operaciones no afectan al neto patrimonial “N”

El pago de deudas tampoco es un gasto. En efecto, aunque supone una salida de dinero, este se utiliza para satisfacer una deuda; la empresa tiene menos en el banco, pero también debe menos, por lo que la operación es neutra desde el punto de vista patrimonial.

La retirada de fondos por los socios, ya sea como dividendos o por una reducción de capital, si que supone una disminución del patrimonio de la compañía, pero se distingue de los gastos en que esta retirada no guarda ninguna relación con la actividad de la compañía; no es necesaria para obtener ingresos.

Ejemplo: los socios retiran para sus uso particular 200 de la empresa:

La categoría residual es la que representa los gastos propiamente dichos. Después de incurrir en un gasto, la empresa es más pobre, ya que ha desembolsado un dinero sin que en su lugar haya entrado otro activo o haya disminuido en pasivo.

Cuando una empresa experimenta una disminución de activo o un incremento de pasivo exigible sin que la contrapartida sea otra partida de activo o pasivo exigible, estamos ante un gasto propiamente dicho.

Ejemplo: La empresa paga la nomina de un trabajador por importe de 800

En este caso se produce una disminución de un activo, la cuenta bancaria, en 800 sin que entre ningún otro activo en su lugar ni se disminuya ninguna deuda. ¿Dónde debe reflejarse este gasto? Se comprende que los gastos suponen una disminución del patrimonio de la empresa, hacen más pobres a sus socios o dueños y deben reflejarse como una disminución del neto (N):

Los gastos más importantes en los que puede incurrir una empresa son:

• Consumos

• Arrendamientos y cánones

• Reparaciones y conservación

• Servicios profesionales (contables, abogados…)

• Transportes

• Primas de seguros

• Suministros (agua, gas…)

• Publicidad y propaganda

• Impuestos

• Gastos de personal

• Gastos financieros (intereses de préstamos)

• Amortizaciones

• Pérdidas por deterioro

Aunque los ingresos y los gastos representan aumentos y disminuciones del patrimonio neto de la empresa y por tanto tienen en esencia la misma naturaleza que el neto del balance se considera útil no reflejar directamente en la partida de neto patrimonial todos los ingresos y gastos del ejercicio.

A estos efectos se ha creado una subdivisión de la cuenta de neto en la que se reflejan separadamente todos los ingresos y gastos. De esta forma la partida de neto “N” se reserva sólo para las aportaciones o devoluciones a los socios, mientras que los ingresos y gastos se reflejan en una nueva cuenta de neto que se llama cuenta de resultados “R”. El saldo final de esa cuenta, que es la diferencia entre los ingresos y los gastos, se refunde al final del ejercicio con la cuenta de neto N para ofrecer una visión exacta del patrimonio neto.

La ventaja que tiene esta operativa es que permite distinguir los incrementos o disminuciones del patrimonio neto que se deben a la actividad ordinaria de la empresa y que afluyen a N a través de la cuenta de resultados R y aquellos otros de carácter más excepcional que se reflejan directamente en el balance, en la partida de neto N.

De este modo la ecuación fundamental de la contabilidad puede reformularse de la siguiente forma, para incluir los ingresos y los gastos, esto es, la cuenta de resultados:

A = P +(N + R)

Esta operativa no nos debe confundir. La cuenta de resultados es una subdivisión de la cuenta de neto, tiene su misma naturaleza, y se utiliza por conveniencia ya que es útil conocer no solo si el neto patrimonial de una empresa aumenta o disminuye, sino también porqué lo hace, esto es, si es por aportaciones o retiradas de fondos de los socios o como consecuencia de la actividad ordinaria.

Ni que decir tiene que cuando los ingresos son superiores a los gastos el resultado es positivo y la empresa tiene beneficios. En caso contrario el resultado es negativo y la empresa tiene pérdidas.

El funcionamiento de las cuentas contables

Hasta ahora hemos registrado los movimientos contables directamente en el balance. Sin embargo, en la práctica esta operativa sería imposible dados los miles o decenas de miles de movimientos que una empresa mediana tiene en un año.

Para facilitar las cosas, en contabilidad se utilizan las cuentas contables en las que se registran sólo los movimientos que afectan a cada cuenta y solo periódicamente se lleva el saldo de la cuenta al balance. Volveremos más tarde sobre esto.

Todos los elementos del activo, pasivo exigible, neto, gasto o ingreso tienen una cuenta contable donde se van registrando los movimientos que se producen en la misma, esto es, los aumentos o disminuciones que experimenta como consecuencia de las operaciones que realiza la empresa.